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模板:如何纠正和交流薪资多付款

模板:如何纠正和交流薪资多付款

超额付款比您想象的更普遍。但这并不意味着它应该不校正。这是人力资源专业人士需要了解为什么多付额以及如何修复(包括通信模板)的原因。

为什么意外多付如此普遍

意外多付是有两个主要原因的常见的:

1.复杂的薪级表

工人经常被高薪,因为该组织的薪酬结构太过了。

复杂的薪酬结构可能会导致整个团队有时​​会错误地获得报酬。例如,这太常见了销售人员将获得他们实际上没有赚取的佣金或为错误的人付款的佣金。

薪酬透明度可以帮助您的组织保持一致,并建立文化,通过确定对角色的赔偿方式以及如何加薪和佣金的期望。

考虑目标补偿方法。Target Comp描述了员工可以在给定角色中赚取的总薪水。它包括该职位的基本工资以及其他形式的薪酬,包括可变或激励薪酬,例如奖金,成功股,佣金等。Target Comp可以改善招聘,保留率和财务计划。

2.被遗忘的时钟oUTS

多付款的另一个常见原因是时钟错误,尤其是当一个非XEMPT团队成员忘记时钟时。例如,如果员工在周五忘记了时间,他们的时间卡可能反映了本周的40个小时的工作,这将导致加班费的价格为1.5倍。

组织应有物理或数字检查位置,以确保在此之前纠正此类诚实错误工资单。这可能包括时间和出勤软件捆绑在一起或内置hris像Bernieportal。尽管如此,这些错误偶尔可能会滑入工资,从而产生比员工所获得的更大的薪水。

我如何纠正多付的员工?

尽管这些多付错误并不少见,但人力资源和雇主应该尽量避免它们。但是,如果不可能,您可以以四种不同的方式纠正多付员工。

雇主应注意,在公平劳工标准法(FLSA)-这美国劳工部确实允许雇主无意间收回工资额,但许多州都规定雇主如何进行工资,包括是否必须通知雇员甚至给予同意。

考虑以下方法纠正多付的方法时,请记住这一点:

1.从员工的下一个薪水中取出多付款金额

超额付款的最简单方法之一是将超额支付的金额从员工的下一个薪水中扣除。如果您选择这种方法,请务必与高薪的员工清楚地交流,以便让他们知道发生了什么以及如何纠正。

这种更正对雇主来说可能是最有意义的,但是重要的是要考虑它如何影响员工。例如,在下一笔薪水上的补偿可以使员工处于困难的财务状况,尤其是如果他们没有注意到多付款,并且已经将钱花在租金或抵押贷款,公用事业账单或杂货店上。立即恢复可能会增加不必要的财务压力,损害他们的生产力和您的关系。

2.什么都不做

一些组织认为,偶尔因多付而造成的损失比可能的回收后果更可取,因此他们决定继续前进,好像什么都没发生。

例如,考虑到纳什维尔公园部门错误地给予了Covid危险工资超过100名员工,并试图收回$ 267,000的多付款。一旦故事发表了新闻,它就成为一个公共关系问题,以至于市政府决定减少损失和放弃还款。

当然,该解决方案提出了自己的问题 - 尤其是对雇主和对没有获得任何额外薪水的​​雇员不公平的问题。

3.超额付款

一些组织得出的结论是,唯一公平的意外多付款方法是超额付款,也将其作为一次性的奖金。

如果公平是人力资源的重要关注点,则这种方法似乎是最合适的解决方案。

但这并不是一致的响应。每当有人意外付费时,大多数组织都无力向整个员工颁发一次性奖金。

4.与员工合作以超额付款

最后,一个公平而富有同情心的解决方案是与员工合作,随着时间的推移纠正工资错误。这是一种有效且可持续的方法,因为没有一次收取超额付费的工资,这使超额雇员的时间可以支付已经花费的额外资金的费用。

这是人力资源和员工合作的机会。他们同意从随后的薪水中减去合理的金额,直到全额偿还付款。一些员工可能希望尽快弥补差异,而另一些员工可能需要更多时间。

无论如何,人力资源应该是灵活的和理解的。从长远来看,员工会记住它。

模板:如何告知员工他们的薪水过高

无论您如何决定纠正多付款,通信都是关键。每当您发现意外付款时,请使用以下模板让员工知道发生了什么以及将如何纠正它:

你好 [队员],,

如所承诺的,我正在跟进您在您的谈话中每周1:1会议

我们正在审计今年早些时候的薪资,事实证明,该公司由[数量] 在 [薪水期]。[[一句话解释发生了什么]。人力资源通常不会犯工资错误,但不幸的是,有时仍然会发生。

该公司需要纠正这笔款项,但我想与您合作,提出一个有意义的计划,包括以不会为您带来不适当负担的方式将其传播出去。如果可能的话,我想在本周见面。

将 [会议日] 在 [会议时间]为您工作?

谢谢,

[[姓名这是给予的

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