2023年人力资源员工记录保留指南

雇主被要求在一定时间内保留员工记录和文件。它们必须保存多长时间取决于特定的文档。在这里，我们制定了一个全面的指南，解释需要维护哪些文档以及维护多长时间。理解这些关键信息将有助于您的组织保持完全合规。

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人力资源部门应保留多长时间的I-9表格和就业记录?

表格i - 9确认雇员可以在美国合法工作。联邦政府要求雇主为每个雇员保存I-9表格，并为每个雇员保留表格自受雇之日起3年或终止后一年-选晚一点的日期。

根据平等就业机会委员会(EEOC)在美国，雇主必须保留所有的人事和雇佣记录，包括工作申请、合理的住宿要求以及其他更多的——自终止之日起一年内．

人力资源部门应该保留工资、税收和福利记录多长时间?

根据劳工部，在公平劳动和标准法案在美国，雇主必须保留所有的工资记录、销售和购买记录，至少三年了．

劳工部还要求雇主保存工资记录，如考勤卡、工资表、工作评估、集体谈判协议、工作时间表和工资变化记录两年了．

此外，雇主还需要保存雇员的纳税记录四年在该申报年度第四季度之后。根据美国国税局的数据，税务记录应包括:

• 你的雇主识别号码

• 所有工资、年金和养老金支付的金额和日期

• 举报举报数目

• 所支付的实物工资的公平市场价值

• 姓名，地址，社会安全号码，雇员和收件人的职业

• 退回给你的无法送达的W-2表格的员工副本

• 入职日期

• 雇员和受赠人因生病或受伤缺勤期间的支付期限，以及您或第三方支付人支付给他们的金额和每周费率

• 雇员及受助人的所得税扣缴证明副本(形式圆满填写完减免证明、W-4P、W-4S、W-4V)

• 纳税存款的日期和金额

• 已提交的报税表副本

• 分配小费记录

• 提供附加福利的记录，包括证明

雇主应如何保留福利信息?

雇主应保存福利记录，如计划文件、5500表格、财务报表、选举表格、计划终止记录、信托报告、401(k)表格、眼镜蛇文档，以及其他好处的文档离职后6年来自组织。

雇主应如何管理档案?

组织应该始终进行人力资源审计确定当前记录保存系统的优点和缺点。审计将帮助您跟踪所有必要的文件，确保适当的归档系统到位，并帮助您保持合规．

虽然雇主被允许以纸质或电子形式提交记录，但大多数行业领袖都同意投资于安全债券人力资源信息系统系统是管理员工文件最安全、最有效的方法。组织应直接将其HRIS系统集成到合规和记录保存政策中。如果使用得当，人力资源信息系统可以帮助雇主简化记录保存过程，显著提高他们的合规水平。

人力资源团队通常负责分发通知数组这通常需要员工的认可。这些通知通常也需要员工的签名。一个完全集成的HRIS系统应该通过向员工提供电子文件访问权限来管理需要员工参与的记录。还应该包括允许管理员导出所有已签名通知和文档的功能。这些程序将帮助您在审计时保持合规。

额外的资源

您还可以通过使用BerniePortal的综合资源，随时了解记录保留要求和其他重要主题:

• BerniePortal博客-一站式提供人力资源行业资讯
• 人力资源术语表-包括最常见的人力资源术语、首字母缩写和遵从性
• 人力资源指南-基本支柱，涵盖广泛的综合人力资源主题列表
• BernieU免费在线人力资源课程，通过SHRM和HRCI再认证学分
• HR Party of One-我们流行的YouTube系列和播客，涵盖新兴的人力资源趋势和持久的人力资源话题