2023年人力资源员工记录保留指南

雇主被要求将雇员的记录和文件保存一段时间。它们必须保存多长时间取决于具体的文件。在这里，我们制定了一个全面的指南，将解释哪些文档需要维护以及需要维护多长时间。了解这些关键信息将有助于您的组织保持完全合规。

人力资源部门应该保存I-9表格和雇佣记录多长时间?

表格i - 9确认雇员可以在美国合法工作。联邦政府要求雇主为每一位雇员存档I-9表格，并将表格保留到雇员入职后三年或终止合同后一年-以较晚的日期为准。

根据平等就业机会委员会(EEOC)，雇主必须保留所有的人事和雇佣记录，包括工作申请、合理的住宿要求等额外的记录保存义务——自终止之日起一年．

人力资源部门应该保存工资、税务和福利记录多长时间?

根据劳工部，在公平劳动和标准法雇主必须保留所有的工资记录、销售和采购记录;至少三年．

劳工部还要求雇主保留工资记录，如考勤卡、工资率表、工作评估、集体谈判协议、工作时间表和工资变化记录两年了．

此外，雇主需要为雇员保存税务记录四年在该申请年度的第四季度之后。根据美国国税局，税务记录应包括:

• 你的雇主编号

• 所有工资、年金和退休金支付的金额和日期

• 举报金额

• 支付的实物工资的公平市场价值

• 雇员和收件人的姓名、地址、社会安全号码和职业

• 所有被退回给你的W-2表格的雇员副本都是无法送达的

• 就业日期

• 雇员和收款人因病或受伤缺勤期间的工资，以及你或第三方付款人支付给他们的金额和每周支付率

• 雇员及受助人的所得税扣缴证明副本(形式圆满填写完减免证明W-4P、W-4S、W-4V)

• 您所存税款的日期和金额

• 提交的报税表副本

• 已分配小费记录

• 提供附带福利的记录，包括证明

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雇主应如何保存福利资料?

雇主应保存福利记录，如计划文件、表格5500、财务报表、选举表格、计划终止记录、信托报告、401(k)表格、眼镜蛇文档，以及其他福利文档员工离职6年后从组织。

雇主应如何管理档案?

组织应该始终进行人力资源审计确定当前记录保存系统的优点和缺点。审计将帮助您跟踪所有必要的文件，确保适当的归档系统到位，并帮助您保持合规．

虽然雇主被允许以纸质或电子形式提交记录，但大多数行业领导者都会同意投资于安全的人力资源信息系统系统是管理员工文件最安全、最有效的手段。组织应直接将其HRIS系统集成到其合规和记录保存政策中。如果使用得当，人力资源信息系统可以帮助雇主简化记录保存过程，显著提高他们的合规水平。

人力资源团队通常负责分发一组通知这通常需要员工的认可。这些通知通常也需要员工签名。一个完全集成的人力资源信息系统应该通过让员工以电子方式访问文件来管理需要员工参与的记录。还应该包括允许管理员导出所有签名通知和文档的功能。这些程序将帮助您在审计时保持合规。

额外的资源

通过使用伯尼portal的综合资源，您还可以随时了解最新的记录保留要求和其他重要主题:

• BerniePortal博客-一站式人力资源行业新闻
• 人力资源术语表-包括最常见的人力资源术语、首字母缩略词和合规性
• 人力资源指南-基本支柱，涵盖广泛的人力资源主题列表
• BernieU免费在线人力资源课程，获批准的人力资源管理和人力资源ci再认证学分
• 人力资源一方-我们广受欢迎的YouTube系列和播客，涵盖新兴的人力资源趋势和持久的人力资源话题