HR员工记录保留指南2023

雇主必须保留雇员记录和文件一定时间需要保留多长时间取决于具体文档在此,我们已拟出综合指南,解释哪些文献需要保留并保存多久。理解这一关键信息有助于贵组织保持完全兼容性

HR应保留表I-9就业记录多长

表格I-9证实雇员可合法在美国工作要求雇主将表I-9存档供每位雇员使用并保留表雇员受雇日期后三年或终止后一年哪个日期晚

显示平等就业机会委员会雇主必须保留所有人事和就业记录-包括求职申请、合理便利请求附加记录保留义务面向自终止日期起一年.

人力资源应保留薪工单、税益记录多长

显示劳工部下方公平劳动标准法雇主必须保留所有发薪记录 销售和购买记录持续至少3年.

DOL还要求雇主保留工资记录,如时卡、工资率表、工作评价、集体谈判协议、工作进度表和工资变动记录两年.

此外,雇主需要保留雇员税务记录四年内后第四季度提交年份显示国税局税务记录应包括:

• 老板识别号

• 金额和日期所有工资、年金和养老金支付

• 数小技巧报告

• 公平市价实物支付

• 名称、地址、社保数和员工职业

• 雇员表格W2副本归结为不可交付

• 日期作业

• 雇员和受助者因疾病或受伤缺勤期间支付的款项和周支付率

• 雇员和接受者所得税预扣证书副本表格W-4W4P、W4S和W4V)

• 日期和金额你交税

• 报表副本归档

• 记录分配技巧

• 边缘福利记录,包括实证

雇主应如何保留福利信息

雇主应保留福利记录,如计划文件、表5500、财务报表、选举表、计划终止记录、信任报告、401(k)表COBRA文档, 以及其他益文档雇员离职后六年从组织

雇主应如何管理记录

组织应始终执行HR审核判定当前记录保存系统的优缺点审核会帮助记录所有文件,确保适当的归档系统到位并帮助你维护守法.

允许雇主以纸面形式或电子形式提交记录,但大多数行业主管会同意投资安全HRIS系统管理员工文档最安全最有效方式组织应直接将人权信息系统纳入其守法记录政策使用得当时,HRIS可帮助雇主精简记录保存过程,大大提高其达标水平。

人力资源团队通常负责分布数组通知常需要员工识别通知还常常需要雇员签名完全一体化的HRIS系统应管理需要雇员参与的记录,向雇员提供电子访问文件的机会。还应包含特征允许管理员导出所有签名通知和文档这些程序帮助您在时间审核时保持守规

追加资源

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