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一步一步指导你的小企业运行工资

一步一步指导你的小企业运行工资

对于小型企业,工资可能看起来令人生畏…但它是可行的。当然,你知道的——因为税收义务和雇佣法合规雇主不能简单地在发薪日发放现金或开支票。管理工资单是一个持续的过程,从你的第一个员工开始,你就必须仔细管理聘请了

以下是关于管理工资单你需要知道的事情,包括如何从一开始设置它,以及你的选择是什么。最后,你会更好地理解如何持续、合规和正确地支付员工薪酬。

三个工资选项

在我们讨论如何设置和管理工资表之前,有一点很重要,那就是你不必独自去做。所有的工资单处理方案可以分为三种基本策略:自己动手,雇佣会计,或使用工资单服务提供商。以下是每种方法的优缺点:

  • 选择1:自己给工资:

许多小企业主选择自己开工资单。对于劳动力较少的新雇主来说,这实际上更简单,而且显然是最实惠的选择。这也是在公司发展初期掌握财务状况的好方法。

然而,DIY的选择有更高的出错风险,需要更多的时间。使用像Excel或谷歌Sheets这样的电子表格软件可以使这个过程比手动填写和计算工资信息更有效,但自己做仍然需要收集所有的输入,并确保你的计算是正确的。随着你的业务在人员和运营方面的增长,DIY变得不那么可行。

  • 选择2:雇佣薪资会计:

无论是外包还是内部,雇佣一个会计是管理工资的最可靠的方法。专业人士可以亲自管理你的工资,确保准确性和合规性。他们甚至可以成为有价值的薪资顾问。

雇佣一个会计也是最昂贵的选择,即使你外包了会计服务。如果你雇佣一个内部会计,你应该考虑招聘成本,新员工培训,以及培训。然而,考虑到把它交给专业人士的方便和信心,它们可能是值得的。

  • 选择3:使用工资单服务提供商:

使用工资单服务提供商比自己做更可靠和方便,比聘请会计师更实惠,特别是当与一个一体化人力资源信息系统(HRIS)就像BerniePortal.人力资源信息系统可以分发和收集必要的税收和福利表格,跟踪时间和出勤情况,并管理税收报告文件。软件还能自动运行工资单——简化流程,消除大多数错误——这就像在每个工资期按一个按钮一样简单。

工资单服务提供商可能不像实际操作的会计专业人员那样准确和最新。当然,这比自己开工资还贵。采用新的工资单软件可能需要大量的培训,并增加现有员工的职责。

这对于一个小企业主来说是一个很大的考虑范围。虽然这三种选择都有优点和缺点,但设置工资表在每种情况下看起来都差不多。这就是我们接下来要讲的内容。

如何三步建立工资单

不管你选择哪一种工资单,你首先需要遵循以下三个步骤:

  • 第一步:注册EIN:

就像美国国税局使用社会安全号码来识别个人纳税人一样,机构必须有一个雇主身份证号申报纳税。该应用程序是免费的,可以在国税局的网站

根据您的位置,您可能还需要注册一个单独的州或当地身份证号码。

  • 第二步:收集员工税务信息:

你需要分发一份形式圆满填写完减免证明给每位员工,在你开始给他们发工资之前收集他们填好的表格。员工填写W-4表,以确定他们的归档状态、受抚养人数和其他调整。雇主使用这个表格来计算从雇员的工资中扣多少税。您可以使用像BerniePortal这样的人力资源信息系统来轻松分发和收集w -4,甚至提醒那些仍然需要填写和返回表单的员工。

你可下载表格W-4的PDF副本(2022年更新)来自美国国税局网站。BerniePortal博客也有一个表格W-4的逐步指南你可以和新员工分享。

  • 第三步:确定工资表:

通常有有四种选择薪酬制度的方法:月、半月、双周、周。大多数州都有相关法律支付时间,但你在决定薪资计划时可能拥有比你意识到的更多的自由裁量权。请记住《公平劳动与标准法》要求每周计算加班时间。考虑到这一点也很重要保险费每月支付。

在制定工资表时,还有一些其他的问题需要考虑。例如,工人的补偿除了德州,每个州都要求有保险,在管理工资表之前你需要这些信息。你还需要考虑什么好处你将提供,以计划保险费扣除。

最后,许多小企业发现,通过与一般企业账户分开的银行账户来管理工资更容易,所以你也需要提前设置好这个账户。

同样,设置工资表的步骤对每个人来说都是一样的——无论你选择自己做,雇佣一个会计,还是使用工资表服务提供商。但是你管理工资的经验会因你的选择而不同。

如何分五个步骤管理工资

一旦你建立了工资管理系统,基本上有五个步骤,不管你选择谁来管理它或如何管理它。尽管如此,这些步骤中的许多都可以外包给会计师,或者通过薪资服务提供商实现自动化。换句话说,除非你自己管理工资,否则你很容易认为这些步骤是理所当然的。

因此,为了确保这个主题解释得尽可能彻底,我们将介绍如何在五个步骤中运行工资,就像你自己动手做一样。

  • 第一步:计算工时和总工资:

FLSA根据收入和工作职责将工人分为两类:豁免和非豁免免除工人都是拿薪水的,一般来说,你能算出他们的吗工资总额用他们的年薪除以一年的工资周期。非豁免员工是按小时计算的,你可以用他们在支付期内工作的小时数乘以他们的时薪来计算他们的总工资。不要忘记包括任何一个加班工资是每个工人每小时工资的1.5倍。

你可以通过打卡钟、纸质时间表或电子表格来跟踪员工的工作时间,但像BerniePortal这样的人力资源信息系统可以做到这一点时间和考勤跟踪更准确和方便。它甚至可以考虑在内带薪和无薪假期

你还需要计算津贴、奖金和总工资的小费。

  • 第二步:扣除福利和预扣税款:

这就是管理工资的真正挑战所在。虽然这两个术语经常可以互换使用,但扣减和预提并不是一回事。税金被扣缴,福利被扣除。

首先,你应该减去总额健康计划而且人寿保险保险费,保险公司金融服务管理局,401 (k)贡献,和其他税前扣除

然后,根据每个雇员填写W-4表格的情况,计算从他们的工资中扣缴多少联邦所得税、社会保障税和医疗保险税。州和地方所得税也可适用。需要说明的是,这些税只适用于总收入减去税前扣除的金额。国税局网站上有税收扣缴估计量它可以帮助你进行这些计算。

最后,减去所有的总数税后扣除比如罗斯个人退休账户,残障保险保险费和工会会费。法院裁定的子女抚养费、未履行的税收义务和债务偿还也在税后扣除。

会计或薪资服务提供商可以显著减少这一关键步骤的错误和麻烦。

  • 3 .支付员工工资

一旦你从工资总额中扣除了福利和税款,剩下的就是员工的工资了网上支付——也被称为“实得工资”。

虽然小型企业可能更喜欢发放现金或开纸质支票,但随着企业的发展并为员工提供这种选择,大多数企业发现直接存款更方便、更划算。无论是哪种方式,大多数州都要求雇主向雇员提供被称为工资存根的文件,详细说明他们的净工资是如何计算的,包括工时、工资率、扣减和扣缴。

  • 第四步:缴税和报税

当然,你仍然必须支付从工人工资中扣下的所有税款。雇主必须按月或半周缴纳工资税。要确定您的业务需要遵循的存款时间表,请查看国税局的网站

除了工资税存款,雇主使用941年形成支付他们的联邦税份额,并报告他们从工人工资中扣缴的税款。表格941必须按季度提交。你可下载可填写的表格941 PDF副本来自美国国税局网站。BerniePortal博客也有一个逐步指南填写表格941

你还需要支付失业税,这不能从雇员的工资中扣缴。遵守联邦失业税法(FUTA),雇主必须提交940年形成每年。你可下载可填写的表格940 PDF副本来自美国国税局网站。BerniePortal博客也有一个逐步指南填写表格940

最后,雇主必须准备,提供和归档报税表形式每个员工每年。员工需要W-2工资和税务报表来提交个人纳税申报表。同样,你可以下载表格W-2的PDF副本来自美国国税局网站。BerniePortal博客也有一个逐步指南填写表格W-2

与计算预扣税一样,会计或薪资服务提供商可以显著减少这一关键步骤的错误和麻烦。不遵守规定的代价可能很高。

  • 维护和保留记录:

联邦法律要求雇主保持准确和有组织的工资记录。

出于税务目的,你必须保留至少四年的记录。根据国税局的说法,这些记录应包括下列资料:

      • 你的雇主身份证号。

      • 所有工资、年金和退休金的数额和日期。

      • 举报的举报数量。

      • 支付实物工资的公平市场价值。

      • 雇员和受助人的姓名、地址、社会安全号码和职业。

      • 所有退回给你的W-2表格的员工副本,因为无法送达。

      • 日期的就业。

      • 雇员和受领人因病或受伤缺勤时获得工资的期限,以及您或第三方支付者向他们支付的金额和周率。

      • 员工及收款人所得税扣缴证明复印件(W-4、W-4P、W-4S、W-4V表格)

      • 你的纳税存款日期和金额。

      • 已存档的报税表副本。

      • 分配小费的记录。

      • 的记录附加福利提供,包括实体化。

劳工部也要求雇主应保存两年内的工资记录,如考勤卡、工资率表、工作评估、集体谈判协议、工作时间表和工资变动记录。

一个强大的,一体化的人力资源信息系统,如BerniePortal可以帮助您更好地维护和保留工资记录,以符合联邦和州法律。

即使你更愿意专注于更战略性的目标,薪资也是企业最重要的功能之一。毕竟,你需要给你的员工高薪来帮助你实现这些目标,你需要给他们正确的薪酬来保护你的底线。

额外的资源

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